Nuestro software canal de denuncias permite a tu organización recibir, gestionar y resolver las comunicaciones sobre infracciones de forma segura, confidencial y, si el informante lo desea, anónima. Lo implantamos junto con el procedimiento y la documentación que exige la Ley 2/2023, de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, para que el canal no sea solo una herramienta, sino un sistema interno de información que cumple.
Qué es un canal de denuncias
Un canal de denuncias, o canal ético, es la vía por la que empleados, colaboradores, proveedores y otras personas vinculadas a la organización pueden comunicar infracciones del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales o infracciones administrativas graves o muy graves: fraude, corrupción, incumplimientos en contratación, en protección de datos, en prevención de riesgos laborales o en materia fiscal, entre otras.
La Ley 2/2023 lo integra en un concepto más amplio, el sistema interno de información, que incluye el canal, un responsable del sistema, una política y un procedimiento de gestión, y la protección de quien informa frente a represalias.
Quién está obligado a tener canal de denuncias
Según el artículo 10 de la Ley 2/2023, deben disponer de un sistema interno de información:
Entidad
Obligación
Empresas privadas con 50 o más trabajadores
Obligatorio
Empresas sujetas a normativa de la UE en servicios financieros, prevención del blanqueo, seguridad del transporte o medio ambiente
Obligatorio, con independencia del número de trabajadores
Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones que gestionan fondos públicos
Obligatorio
Entidades del sector público
Obligatorio (los municipios de menos de 10.000 habitantes pueden compartirlo)
Las empresas de entre 50 y 249 trabajadores pueden compartir recursos para gestionar las informaciones, y un grupo de empresas puede tener un sistema común. Aunque tu empresa no esté obligada, tener un canal es una buena práctica de cumplimiento y una pieza habitual de los modelos de prevención de delitos.
Qué exige la Ley 2/2023 al canal
Requisito
Qué dice la ley
Comunicaciones por escrito o verbalmente
Y una reunión presencial si el informante la solicita
Comunicaciones anónimas
El canal debe admitirlas
Acuse de recibo
En un plazo de 7 días naturales desde la recepción
Plazo de respuesta
Máximo 3 meses, ampliable otros 3 en casos complejos
Responsable del sistema
Designado por el órgano de administración y comunicado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI) o a la autoridad autonómica competente en 10 días hábiles
Libro-registro
De las informaciones recibidas y de las investigaciones, con acceso restringido
Protección de datos
Conservación limitada: los datos se suprimen a los 3 meses si no se ha iniciado investigación
Funcionalidades de nuestro software canal de denuncias
1
Anonimato real
El software no pide datos personales si el informante no quiere darlos, y elimina automáticamente los metadatos de los documentos y fotografías adjuntos, que podrían revelar el dispositivo o la ubicación.
2
Código de seguimiento
Cada denuncia recibe un identificador único con el que el informante consulta el estado del caso y se comunica con el gestor sin revelar su identidad.
3
Comunicaciones cifradas
La información se transmite y almacena cifrada, y solo acceden a ella los perfiles autorizados mediante controles de acceso configurables.
4
Notificaciones y control de plazos
El sistema avisa por correo a los gestores e intervinientes en cada fase y ayuda a cumplir los plazos de acuse de recibo y de respuesta.
5
Trazabilidad completa
Cada actuación queda registrada, lo que permite llevar el libro-registro y disponer de evidencias para auditorías internas.
6
Informes y análisis
Estadísticas por categorías y periodos para detectar tendencias y áreas de riesgo.
7
Acceso desde cualquier dispositivo
El canal se integra en la web de tu organización y funciona desde ordenador, tablet o móvil.
Cómo se gestiona una denuncia
1
Recepción
El informante presenta la comunicación por el canal, con su identidad o de forma anónima, y recibe su código de seguimiento.
2
Acuse de recibo
Se confirma la recepción en un máximo de 7 días naturales.
3
Admisión y análisis
El responsable del sistema valora si los hechos entran en el ámbito de la ley y decide si se tramita.
4
Investigación
Se practican las actuaciones necesarias, respetando la presunción de inocencia y el derecho de la persona afectada a ser oída.
5
Resolución y respuesta
Se comunica el resultado al informante en un máximo de 3 meses y, si procede, se remite al Ministerio Fiscal.
Qué incluye nuestro servicio
- Puesta en marcha y configuración del software canal de denuncias, integrado en tu web.
- Política del sistema interno de información y procedimiento de gestión de las informaciones.
- Apoyo en la designación del responsable del sistema y en su comunicación a la autoridad competente.
- Información a la plantilla sobre el uso del canal.
- Adaptación de la información de protección de datos al tratamiento de las denuncias, coordinada con nuestra consultoría de protección de datos.
El canal trata datos personales especialmente delicados, por lo que si tu organización tiene delegado de protección de datos conviene que participe desde el principio. Si quieres ver cómo funciona un canal en uso, puedes consultar nuestro propio canal interno de información.
Preguntas frecuentes sobre el canal de denuncias
¿Es obligatorio el canal de denuncias para mi empresa?
Sí, si tiene 50 o más trabajadores, si pertenece al sector público o si está sujeta a determinadas normas europeas (servicios financieros, prevención del blanqueo, transporte o medio ambiente), sea cual sea su tamaño.
¿Se pueden presentar denuncias anónimas?
Sí. La Ley 2/2023 obliga a que el canal admita comunicaciones anónimas, y nuestro software está diseñado para que el informante pueda seguir el caso sin identificarse.
¿Qué sanciones hay por no tener canal de denuncias?
No implantar el sistema interno de información cuando es obligatorio es una infracción muy grave. Para las personas jurídicas, las infracciones muy graves se sancionan con multas de 600.001 a 1.000.000 de euros, además de otras medidas accesorias.
¿Quién puede ser el responsable del sistema?
Una persona física o un órgano colegiado designado por el órgano de administración, que debe actuar con independencia y autonomía. La gestión del canal puede externalizarse, pero la responsabilidad sigue siendo de la organización.
¿Cuánto tiempo se conservan los datos de una denuncia?
Solo el tiempo necesario. Si a los tres meses no se ha iniciado una investigación, los datos deben suprimirse del sistema, salvo para dejar constancia del funcionamiento del canal. Los registros del libro-registro no pueden conservarse más de diez años.
¿Puede un grupo de empresas tener un único canal?
Sí. La ley permite un sistema interno de información común para el grupo, y las empresas de 50 a 249 trabajadores pueden compartir medios para recibir y gestionar las informaciones.
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Te mostramos cómo funciona el software canal de denuncias y te explicamos qué necesita tu organización para cumplir la Ley 2/2023.
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