Con la llegada del REGLAMENTO (UE) 2016/ 679 o Reglamento General de Protección de Datos Personales (RGPD) para el 25 de mayo de 2018, entrara en escena un nuevo protagonista en el mundo de la privacidad, que adoptara un papel de importancia nuclear para muchas Organizaciones. Este protagonista se denomina el Delegado de Protección de Datos o DPO (Data Protection Officer).
Para poder definir adecuadamente a la figura del Delegado de Protección de Datos dentro de las Organizaciones debemos de pasar por una serie de interrogaciones que debemos poder responder.
UN NUEVO ESCENARIO PARA LA PRIVACIDAD
Delegado de protección de datos
Primer interrogante ¿Mi Organización está obligada a nombrar a un Delegado de Protección de Datos?
Sobre el Delegado de Protección de Datos (DPO) cabe destacar que su nombramiento pasará ser de carácter obligatorio dentro de aquellas Organizaciones que según el RGPD:
a) el tratamiento lo lleve a cabo una autoridad u organismo público, excepto los tribunales que actúen en ejercicio de su función judicial;
b) las actividades principales del responsable o del encargado consistan en operaciones de tratamiento que, debido a su naturaleza, alcance y/o fines, requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala, o
c) las actividades principales del responsable o del encargado consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales con arreglo al artículo 9 (Tratamiento de categorías especiales de datos personales) y de datos relativos a condenas e infracciones penales a que se refiere el artículo 10 (Tratamiento de datos personales relativos a condenas e infracciones penales).
Por otro lado, el Anteproyecto de la Ley Orgánica de Protección De Datos de Carácter Personal que viene a adaptar la legislación española a las disposiciones contenidas en el Reglamento UE 2016/679 define con mayor concreción y amplia el abanico de supuestos en los que será obligado la designación de un Delegado de Protección de Datos:
a) Los colegios profesionales y sus consejos generales, regulados por la Ley 2/1974, de 13 febrero, sobre colegios profesionales.
b) Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas reguladas por la Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación, y las Universidades públicas y privadas.
c) Las entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas conforme a lo dispuesto en la Ley 9/2014, de 9 de mayo, General de telecomunicaciones.
d) Los prestadores de servicios de la sociedad de la información que recaben información de los usuarios de sus servicios, sea o no exigible el registro previo para la obtención de los mismos.
e) Las entidades incluidas en el artículo 1 de la Ley 10/2014, de 26 de junio, de ordenación, supervisión y solvencia de entidades de crédito.
f) Los establecimientos financieros de crédito regulados por Título II de la Ley 5/2015, de 27 de abril, de fomento de la financiación empresarial.
g) Las entidades aseguradoras y reaseguradoras sometidas a la Ley 20/2015, de 14 de julio, de ordenación, supervisión y solvencia de las entidades aseguradoras y reaseguradoras.
h) Las empresas de servicios de inversión, reguladas por el Título V del texto refundido de la Ley del Mercado de Valores, aprobado por Real Decreto Legislativo 4/2015, de 23 de octubre.
i) Los distribuidores y comercializadores de energía eléctrica, conforme a lo dispuesto en la Ley 24/2013, de 26 de diciembre, del sector eléctrico, y los distribuidores y comercializadores de gas natural, conforme a la Ley 34/1998, de 7 de octubre, del sector de hidrocarburos.
j) Las entidades responsables de ficheros comunes para la evaluación de la solvencia patrimonial y crédito o de los ficheros comunes para la gestión y prevención del fraude, incluyendo a los responsables de los ficheros regulados por el artículo 32 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
k) Las entidades que desarrollen actividades de publicidad y prospección comercial, incluyendo las de investigación comercial y de mercados, cuando lleven a cabo tratamientos basados en las preferencias de los afectados o realicen actividades que impliquen la elaboración de perfiles de los mismos.
l) Los centros sanitarios legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes con arreglo a lo dispuesto en la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica.
m) Las entidades que tengan como uno de sus objetos la emisión de informes comerciales acerca de personas y empresas.
n) Los operadores que desarrollen la actividad de juego a través de canales electrónicos, informáticos, telemáticos e interactivos, conforme a lo dispuesto en la Ley 3/2011, de 27 de mayo, de regulación del juego.
ñ) Quienes desempeñen las actividades reguladas por el Título II de la Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada.
Segundo interrogante: ¿A quién nombro como Delegado de Protección de Datos? ¿Qué cualidades debe tener el Delegado de Protección de Datos?
De nuevo el RGPD en su artículo 37 nos deja algunas pistas al respecto, indicando que el Delegado de Protección de Datos será designado atendiendo a:
- Cualidades profesionales.
- Conocimientos especializados del Derecho.
- Práctica en materia de protección de datos.
- Capacidad para desempañar las tareas que tiene designadas en el RGPD así como la normativa local en materia de protección de datos.
Nuevamente el Anteproyecto de LOPD matiza aún más estás cuestiones indicando que la cualificación de un Delegado de Protección de Datos “sea una persona física o jurídica, deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 37.5 del Reglamento (UE) 2016/679 y demostrar reconocida competencia en la materia. Los requisitos podrán acreditarse por los medios correspondientes, incluidos los mecanismos de certificación”, apostando claramente por los mecanismos de certificación como medio para acreditar las competencias del Delegado de Protección de Datos, de hecho, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recientemente a presentado junto a ENAC su Esquema de certificación de Delegados de Protección de Datos.
Tercer interrogante: ¿Qué principales funciones deberá desarrollar el Delegado de Protección de Datos?
Sabiendo cuales son las cualidades que debe de ostentar un Delegado de Protección de Datos la siguiente cuestión de cualquier Organización debe plantearse es ¿Cuáles son las funciones del Delegado de Protección de Datos dentro de la Organización? Y ¿Cuál es su posición dentro de la Organización? El RGPD responde nuevamente a estas cuestiones indicando como funciones principales la de:
a) informar y asesorar al responsable o al encargado del tratamiento y a los empleados de las obligaciones del RGPD y de otras disposiciones de protección de datos;
b) supervisar el cumplimiento del RGPD, de otras disposiciones de protección de datos y de las políticas del responsable o del encargado del tratamiento en materia de protección de datos personales, incluida la asignación de responsabilidades, la concienciación y formación del personal, y las auditorías correspondientes;
c) Asesorar en los casos de evaluaciones de impacto y supervisar su aplicación.
d) cooperar con la autoridad de control.
e) actuar como punto de contacto de la autoridad de control.
f) Prestar la debida atención a los riesgos asociados a las operaciones de tratamiento, teniendo en cuenta la naturaleza, el alcance, el contexto y fines del tratamiento.
g) Rendir cuentas directamente al más alto nivel jerárquico del responsable/encargado.
h) Atender a los interesados que se pongan en contacto con el Delegado de Protección de Datos para cuestiones relativas al tratamiento de sus datos personales y al ejercicio de sus derechos.
Evidentemente esta es una lista de mínimos, donde se entrevé que el Delegado de Protección de Datos adoptará otras funciones adicionales relacionadas con protección de datos, como por ejemplo la supervisión o asesoramiento en la llevanza del registro de actividades del tratamiento. Nótese que la norma posiciona al Delegado de Protección de Datos como un gestor de la privacidad que debe desempeñar su responsabilidad de manera independiente y rendir cuentas al más alto nivel de su organización pública o privada.
Cuarto interrogante: ¿Puedo escoger un perfil de dentro la empresa o externo?
El RGPD en este caso permite ambas opciones. Se podrá escoger entre:
a) Un miembro de la plantilla del responsable/encargado del tratamiento, es decir, asignando tal función a un trabajador que ya formé parte de la plantilla de la Organización.
b) Un profesional externo, es decir, contratando a un experto mediante un contrato de prestación de servicios para cumplir con las tareas de Delegado de Protección de Datos.
Quinto interrogante: ¿Puedo incurrir en sanción sino designo un Delegado de Protección de Datos?
Efectivamente, la no designación de un Delegado de Protección de Datos supondrá una infracción del RGPD. El Anteproyecto de LOPD es su Artículo 73 tipifica dicha obligación como una Infracción considerada grave “t) El incumplimiento de la obligación de designar un Delegado de Protección de Datos cuando sea exigible su nombramiento de acuerdo con el artículo 37 del Reglamento (UE) 2016/679 y el artículo 33 de esta ley orgánica.” El RGPD clasifica las sanciones como:
a) Sanciones Graves: Comprende las sanciones hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen total anual global de la facturación del año anterior.
b) Sanciones Muy Graves: Comprende las sanciones hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen total anual global de la facturación del año anterior.
Finalmente, el Anteproyecto de LOPD establece la obligación de comunicar el nombramiento del Delegado de Protección de Datos en el plazo de 10 días a la Agencia Española de Protección de Datos, manteniendo la AEPD una relación actualizada de los DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS que serán accesibles por medios electrónicos.
Conclusión
El Delegado de Protección de Datos, como un protagonista estrella del guion desarrollado por el RGPD, viene al mundo de las Organizaciones Privadas y Públicas para quedarse y desempeñar un papel nuclear en todo lo que respecta a la protección de datos y la privacidad dentro de las Organizaciones
